Memastikan kelengkapan dokumen, memahami proses verifikasi akun, hingga mengunggah proposal melalui sistem digital menjadi bagian penting dalam mengakses pendanaan hibah. Untuk mendukung kesiapan tersebut, Jejaring Lokadaya Nusantara bersama Yayasan Penabulu menyelenggarakan Sosialisasi Penggunaan Portal Hibah LOKADANA Siklus II secara daring pada Rabu, 14 Oktober 2026.
Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari sosialisasi panggilan hibah yang diselenggarakan pada 7 Oktober 2026. Jika pada pertemuan sebelumnya peserta memperoleh penjelasan mengenai fokus dan mekanisme pendanaan, sosialisasi kali ini secara khusus diarahkan untuk memperkuat pemahaman teknis calon pengusul dalam menggunakan Portal Hibah Yayasan Penabulu.
Melalui kegiatan tersebut, organisasi masyarakat sipil (OMS), komunitas lokal, kelompok perempuan, dan komunitas anak muda mendapatkan panduan mengenai tahapan pengajuan proposal secara daring, mulai dari registrasi akun, pengisian profil organisasi, verifikasi dokumen, hingga pemantauan status pengajuan hibah.
Sosialisasi dipandu oleh Dimas dari Sekretariat Lokadaya dengan menghadirkan Alvi, Grant Officer CO-EVOLVE 2, sebagai narasumber yang memberikan penjelasan sekaligus memperagakan penggunaan portal.
Portal Hibah Yayasan Penabulu digunakan sebagai sistem pengajuan pendanaan dalam program CO-EVOLVE 2 yang didukung oleh Uni Eropa, termasuk Hibah Mikro LOKADANA Siklus II yang mengalokasikan dana sekitar Rp1,86 miliar untuk mendukung sekitar 30 inisiatif Solusi Iklim Lokal.
Memahami Tahapan Pengajuan Proposal
Dalam sesi pemaparan, Alvi memperkenalkan fitur-fitur utama portal serta alur yang harus dilalui calon pengusul sebelum dapat menyampaikan proposal.
Tahap pertama dimulai dari registrasi akun melalui Portal Hibah Yayasan Penabulu. Pengguna disarankan menggunakan alamat email organisasi agar pengelolaan akun dapat dilakukan secara berkelanjutan. Bagi komunitas lokal yang belum memiliki email kelembagaan, pendaftaran dapat menggunakan email penanggung jawab yang aktif.
Setelah melakukan registrasi, pengusul perlu melengkapi data kelembagaan, termasuk identitas organisasi, bentuk badan hukum, informasi pengurus, kontak, serta dokumen pendukung sesuai ketentuan yang berlaku.
Data yang telah disampaikan kemudian melalui proses verifikasi oleh pengelola sistem. Proses ini menjadi tahapan penting karena organisasi yang profilnya belum terverifikasi tidak dapat melanjutkan pengajuan proposal.
Alvi juga menjelaskan bahwa satu organisasi hanya dapat memiliki satu akun pada portal. Organisasi yang telah terdaftar dan pernah mengikuti panggilan hibah Yayasan Penabulu sebelumnya tidak perlu membuat akun baru, melainkan dapat menggunakan akun yang telah dimiliki untuk mengakses panggilan hibah lainnya.
Setelah profil organisasi aktif, pengusul dapat memilih panggilan hibah yang tersedia, mengisi informasi dasar usulan, serta melampirkan proposal naratif, anggaran, dan dokumen pendukung sesuai persyaratan.
Dalam satu panggilan hibah, setiap akun hanya dapat menyampaikan satu proposal. Namun, akun yang sama tetap dapat digunakan untuk mengikuti panggilan hibah lain yang tersedia pada sistem.
Kendala Teknis Menjadi Perhatian Peserta
Sesi tanya jawab memperlihatkan beragam pengalaman calon pengusul dalam menggunakan portal, termasuk persoalan registrasi, verifikasi profil, pengunggahan dokumen, hingga akses terhadap fitur pengajuan.
Salah satu pertanyaan yang mengemuka adalah mengenai kemungkinan mengirimkan proposal melalui email apabila pengusul mengalami kendala saat menggunakan sistem.
Menanggapi pertanyaan tersebut, Dimas menegaskan bahwa seluruh proposal harus disampaikan melalui portal yang telah disediakan.
“Kalau tidak terbaca di portal atau tidak tersubmit di portal, itu tidak kami terima,” tegasnya.
Penjelasan ini menekankan pentingnya memastikan bahwa seluruh tahapan pengajuan telah dilakukan melalui sistem. Kelengkapan dan kualitas substansi proposal perlu disertai dengan ketepatan proses administrasi agar usulan dapat diterima untuk mengikuti tahapan seleksi.
Sejumlah peserta juga mempertanyakan kendala ketika tombol pengajuan tidak dapat diakses, meskipun akun telah didaftarkan sebelumnya.
Alvi menjelaskan bahwa kendala tersebut dapat berkaitan dengan koneksi internet maupun status profil organisasi yang belum terverifikasi. Karena itu, calon pengusul diimbau untuk memeriksa kembali status akun, kelengkapan dokumen, serta pemberitahuan yang dikirimkan melalui email.
Dalam diskusi juga terungkap bahwa sebagian pengusul masih mengalami kesulitan membedakan dokumen yang harus dilampirkan pada profil organisasi dengan dokumen yang menjadi bagian dari pengajuan proposal.
Dokumen legalitas, struktur organisasi, dan profil kelembagaan diperlukan dalam proses verifikasi identitas organisasi. Sementara itu, dokumen seperti proposal naratif, anggaran, surat rekomendasi, dan dokumen Sponsor Fiskal apabila diperlukan, dilampirkan sesuai dengan ketentuan panggilan hibah.
Melalui penjelasan tersebut, peserta diajak untuk lebih cermat dalam melengkapi data dan memastikan bahwa setiap dokumen telah diunggah pada bagian yang sesuai.
Mendukung Proses Pengajuan yang Lebih Tertib dan Transparan
Selain memfasilitasi pengiriman proposal, Portal Hibah Yayasan Penabulu juga menyediakan fitur pemantauan status pengajuan.
Melalui sistem ini, calon pengusul dapat memeriksa perkembangan proposal, termasuk tahapan peninjauan administrasi dan substansi, serta melihat catatan perbaikan apabila diperlukan.
Selama periode panggilan hibah masih berlangsung dan status pengajuan memungkinkan, pengguna juga dapat memperbarui informasi dan melengkapi dokumen yang belum sesuai.
Dalam sosialisasi tersebut, penyelenggara kembali mengingatkan pentingnya melakukan registrasi serta melengkapi profil organisasi lebih awal agar tersedia waktu yang cukup untuk proses verifikasi dan perbaikan dokumen.
Bagi organisasi atau komunitas yang mengalami kendala teknis, pengelola portal menyediakan kanal layanan bantuan melalui email dan WhatsApp yang tercantum pada halaman aplikasi.
Sosialisasi ini menunjukkan bahwa perluasan akses pendanaan tidak hanya berkaitan dengan ketersediaan dukungan finansial, tetapi juga dengan kesiapan organisasi dalam memenuhi proses administrasi dan memanfaatkan sistem pengajuan secara digital.
Melalui penguatan pemahaman tersebut, calon pengusul diharapkan dapat menjalani proses pengajuan dengan lebih tertib sekaligus memusatkan perhatian pada penyusunan gagasan dan solusi yang relevan dengan kebutuhan komunitas.
Hibah Mikro LOKADANA Siklus II merupakan bagian dari program CO-EVOLVE 2 yang mendorong penguatan masyarakat sipil dan transisi hijau yang adil dan inklusif di Indonesia. Dukungan ini diarahkan bagi inisiatif komunitas dalam mengembangkan solusi adaptasi perubahan iklim yang berangkat dari permasalahan nyata di tingkat lokal.
Pengajuan proposal Hibah Mikro LOKADANA Siklus II dibuka hingga 28 Oktober 2026 pukul 17.00 WIB dan wajib dilakukan melalui Portal Hibah Yayasan Penabulu. Informasi mengenai panggilan hibah dan dokumen persyaratan dapat diakses melalui website LOKADANA.