Setelah sosialisasi Panggilan Hibah Mikro LOKADANA Siklus I digelar, komite hibah mulai bergerak menyiapkan proses seleksi agar berjalan lebih rapi, adil, dan bertanggung jawab. Pertemuan awal ini menjadi ruang untuk menyamakan bayangan bersama tentang bagaimana proposal akan diterima, dibaca, dinilai, hingga diputuskan secara kolektif.
Sejak awal, para anggota komite menyadari bahwa antusiasme terhadap hibah ini kemungkinan akan sangat besar. Karena itu, diskusi tidak hanya berfokus pada siapa yang akan lolos, tetapi justru dimulai dari pertanyaan yang paling mendasar: bagaimana agar setiap proposal yang masuk tetap diperlakukan dengan layak, dibaca dengan serius, dan dinilai dengan cara yang bisa dipertanggungjawabkan.
Dalam pertemuan ini, dibahas pembagian peran yang lebih jelas antara sekretariat dan komite hibah. Tim sekretariat akan menangani proses administrasi dan pendataan proposal, sementara komite hibah berfokus pada penilaian substansi. Pembagian ini penting agar proses kerja tidak saling menumpuk, sekaligus memastikan bahwa penilaian proposal benar-benar mendapatkan perhatian yang cukup.
Komite juga mulai mendiskusikan bagaimana proposal-proposal tersebut akan dibaca. Ada kesadaran bahwa jumlah proposal yang besar tidak mungkin ditangani tanpa pembagian kerja yang baik. Karena itu, muncul gagasan tentang pleno awal, pengelompokan proposal, pembagian tugas membaca, hingga kemungkinan menghadirkan dukungan tambahan bila memang diperlukan. Semua ini dibicarakan dengan semangat yang sama: jangan sampai proposal yang sudah disusun dengan sungguh-sungguh justru tidak terbaca dengan layak.
Selain alur kerja, diskusi juga menyentuh soal keadilan dalam penilaian. Komite menimbang pentingnya melihat konteks wilayah dan isu yang dibawa oleh para pengusul. Ada kesadaran bahwa kapasitas penulisan proposal bisa berbeda-beda antarwilayah, sehingga proses seleksi tidak cukup hanya mengandalkan perbandingan mentah antardokumen. Karena itu, sejak awal forum sudah mulai memikirkan bagaimana menjaga keseimbangan antara kualitas usulan, keberagaman isu, dan keterwakilan wilayah.
Hal lain yang mendapat perhatian adalah kebutuhan untuk menyusun indikator penilaian yang lebih jelas. Bagi komite, skor tidak boleh berdiri sendiri. Harus ada pijakan bersama mengenai apa yang dimaksud dengan usulan yang belum memadai, cukup, baik, atau sangat baik. Dengan begitu, setiap anggota komite memiliki acuan yang lebih seragam saat membaca proposal, dan hasil penilaian pun menjadi lebih konsisten.
Komite juga menaruh perhatian besar pada etika proses seleksi. Sejak diskusi awal, isu konflik kepentingan sudah muncul sebagai bagian penting yang harus diantisipasi bersama. Kedekatan dengan pengusul, relasi di wilayah tertentu, hingga permintaan surat rekomendasi dipandang perlu dikelola secara terbuka agar proses hibah tetap berjalan dengan integritas. Sikap ini menunjukkan bahwa LOKADANA tidak hanya ingin membuka akses pendanaan, tetapi juga menjaga kepercayaan dalam setiap tahap seleksinya.
Yang juga menarik, sejak awal komite hibah melihat proses ini bukan hanya soal memilih penerima dana. Forum mulai membayangkan perlunya umpan balik bagi para pengusul, ruang refleksi setelah hibah berjalan, dan pembelajaran yang bisa dipakai untuk memperbaiki siklus-siklus berikutnya. Dengan kata lain, hibah dipahami bukan semata sebagai distribusi sumber daya, tetapi juga sebagai proses belajar bersama di antara sesama gerakan masyarakat sipil.
Melalui diskusi pertama ini, LOKADANA menunjukkan bahwa kerja hibah partisipatif dimulai jauh sebelum keputusan diumumkan. Ia dimulai dari cara proses itu ditata: bagaimana kerja dibagi, bagaimana etika dijaga, bagaimana penilaian disusun, dan bagaimana setiap proposal dihormati sebagai bagian dari harapan yang dikirimkan oleh komunitas dan organisasi dari berbagai tempat. Di titik inilah, komite hibah mulai membangun fondasi agar Seleksi Siklus I dapat berjalan secara kolektif, adil, dan berintegritas.